Formulating A Needs-Based Digital Transformation Model To Enhance The Efficiency Of Administrative Services At Universitas Negeri Surabaya

Abstract

Transformasi digital merupakan salah satu pendekatan strategi yang dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi layanan administrasi di lembaga pendidikan tinggi. Universitas Negeri Surabaya (UNESA), sebagai Universitas Negeri dengan Badan Status Hukum (PTNBH), telah mengimplementasikan berbagai sistem informasi untuk mendukung layanan administrasi. Namun, beberapa tantangan masih ada, termasuk manajemen arsip yang belum terintegrasi, proses administrasi yang sebagian masih dilakukan secara manual, dan tidak adanya model transformasi digital yang dikembangkan berdasarkan analisis kebutuhan yang komprehensif. Studi ini bertujuan untuk menganalisis kebutuhan pengguna dan merancang model transformasi digital yang mendukung efisiensi layanan administrasi melalui pengembangan Sistem Manajemen Arsip Digital. Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif deskriptif dengan metode Penelitian dan Pengembangan (R&D). Data dikumpulkan melalui observasi, wawancara, kuesioner, studi dokumentasi, dan observasi pustaka yang meliputi arsiparis, pengelola arsip, operator pengirim, dan pengguna layanan administrasi di Universitas Negeri Surabaya. Analisis kebutuhan mengidentifikasi dua aktor utama, dua puluh dua kebutuhan fungsional, dan tiga kebutuhan non-fungsional yang menjadi dasar desain sistem. Model transformasi digital diimplementasikan sebagai Sistem Manajemen Arsip Digital berbasis web menggunakan metode pengembangan Waterfall dan pemodelan UML, dan diuji menggunakan Black Box Testing. Hasil pengujian menunjukkan bahwa semua fungsi sistem beroperasi sesuai dengan spesifikasi yang dirancang. Sistem yang mengembangkan mendukung manajemen arsip, meningkatkan efisiensi proses administrasi, mempercepat pengambilan dokumen, mempermudah verifikasi arsip, dan mendukung implementasi Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) di Universitas Negeri Surabaya.